Ostatnia aktualizacja: 17 gru 2025
Czy pracodawca ma prawo patrzeć pracownikom na ręce za pośrednictwem obiektywu kamery? Wielu zatrudnionych czuje się nieswojo na myśl o „Wielkim Bracie” w biurze. Pracodawcy argumentują to koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony mienia. Wprowadzenie RODO oraz nowelizacja Kodeksu Pracy z 2019 roku precyzyjnie uregulowały te kwestie.
Instalacja kamer nie jest już dowolna. Legalność monitoringu w pracy zależy od ścisłego przestrzegania procedur. Współczesne biuro to przestrzeń ścierania się interesów: kontroli majątku i prawa do prywatności.
W tym przewodniku wyjaśniamy, kiedy monitoring jest zgodny z prawem. Dowiesz się, jakie obowiązki informacyjne ciążą na firmie. Podpowiadamy, jak wdrożyć system zgodnie z RODO, aby uniknąć wysokich kar finansowych.
Legalność monitoringu w pracy jest ściśle uzależniona od celu jego stosowania, zgodnego z art. 22^2 Kodeksu Pracy. Pracodawca nie może instalować kamer według własnego uznania. Musi wykazać, że jest to niezbędne do realizacji konkretnych przesłanek.
Zgodnie z przepisami, monitoring wizyjny jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy służy:
Relacja monitoring a prawo pracy (Kodeks Pracy) wyklucza stosowanie kamer do oceny wydajności. Szef nie może używać nagrań, aby liczyć czas spędzony na kawie. Kamery mają chronić mienie i ludzi, a nie wywierać presję psychiczną.
Prawo wyznacza granice fizyczne, których kamerom przekraczać nie wolno. Ustawodawca chroni godność i intymność pracowników. Wprowadza zakazy w specyficznych strefach.
Monitoring nie powinien obejmować:
Istnieje wyjątek od tej reguły. Monitoring w tych miejscach (poza toaletami) może być wprowadzony, gdy jest to niezbędne do realizacji celów. Nie może jednak naruszać godności pracownika. Wymaga to stosowania technik maskowania stref prywatnych w obrazie.
Obowiązek informacyjny przy monitoringu to wymóg powiadomienia pracowników z co najmniej 2-tygodniowym wyprzedzeniem. Transparentność jest kluczem do legalności procesu. Ukryta inwigilacja w miejscu pracy jest co do zasady zabroniona.
Pracodawca musi zadbać o formalności przed włączeniem kamer. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu muszą zostać ustalone w:
Pracodawca informuje pracowników o monitoringu w sposób przyjęty w firmie. Musi to zrobić nie później niż 14 dni przed jego uruchomieniem. Może to być e-mail lub spotkanie z załogą. Fakt ten musi być udokumentowany.
Samo poinformowanie w dokumentach nie wystarczy. Przestrzeń fizyczna musi być wyraźnie oznaczona. Pracodawca ma obowiązek oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny.
Piktogramy z symbolem kamery powinny znajdować się przy wejściach do strefy nadzoru. Każda osoba wchodząca na teren musi mieć świadomość monitoringu. Dotyczy to pracowników, kurierów oraz klientów.
Zgoda pracownika na monitoring wizyjny nie jest wymagana. Pracodawca realizuje swoje uprawnienia zarządcze wynikające z Kodeksu Pracy. Jest to częsty mit powielany w firmach.
Pracodawca nie pyta o zgodę na nagrywanie. On jedynie informuje o fakcie prowadzenia nadzoru. Należy rozróżnić dobrowolną zgodę od potwierdzenia zapoznania się z informacją.
W przypadku nowych osób, obowiązek informacyjny monitoring musi zostać spełniony przed dopuszczeniem do pracy. Kandydat otrzymuje informację o kamerach przy podpisywaniu umowy. Musi przekazać pracodawcy pisemne potwierdzenie zapoznania się z zasadami.
Jest to kluczowe dla celów dowodowych. Dokument trafia do akt osobowych (część B). Potwierdza on, że pracownik wiedział o nadzorze wizyjnym od pierwszego dnia.
Monitoring w biurze a RODO wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych (wizerunku). Nakłada to na pracodawcę obowiązek dbania o bezpieczeństwo nagrań. Należy precyzyjnie rozróżnić rodzaje danych.
Standardowy obraz z kamer to „zwykłe” dane osobowe. Stają się one danymi biometrycznymi (szczególnej kategorii) tylko w specyficznych przypadkach. Dzieje się tak, gdy są przetwarzane specjalnymi metodami technicznymi w celu jednoznacznej identyfikacji (np. systemy rozpoznawania twarzy).
Jak długo można trzymać nagrania na dysku? Kodeks Pracy stawia sprawę jasno:
Po upływie tych terminów nagrania podlegają zniszczeniu (nadpisaniu). Nie można tworzyć „archiwum na wszelki wypadek”. Przetrzymywanie danych latami jest niezgodne z prawem.
Dostęp do monitoringu powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione. Podgląd z kamer nie może być widoczny dla osób postronnych (np. w recepcji). Dostęp powinien mieć wąski krąg osób, np. ochrona lub zarząd.
Każde nadanie uprawnień musi być odnotowane. Należy prowadzić rejestr osób upoważnionych do przetwarzania danych. System CCTV musi być zabezpieczony przed wyciekiem.
| Rodzaj kontroli | Monitoring wizyjny | Monitoring poczty e-mail |
|---|---|---|
| Główny cel | Bezpieczeństwo, ochrona mienia | Prawidłowe wykorzystanie narzędzi |
| Zgoda pracownika | Niewymagana (tylko informacja) | Niewymagana (tylko informacja) |
| Tajemnica korespondencji | Nie dotyczy (obraz bez dźwięku) | Kluczowa (zakaz czytania prywatnych maili) |
Wzór klauzuli RODO monitoring to dokument informacyjny spełniający wymogi art. 13 RODO. Wyjaśnia on, kto i po co przetwarza dane z kamer. Sama tabliczka „Obiekt monitorowany” to tylko pierwsza warstwa informacyjna.
Prawidłowo skonstruowana klauzula powinna zawierać:
Pełna treść klauzuli powinna być łatwo dostępna. Często stosuje się skróconą informację na naklejce przy wejściu. Pełny tekst wykłada się w miejscu ogólnodostępnym, np. w recepcji.
Ignorowanie przepisów dotyczących monitoringu jest ryzykowne. UODO regularnie nakłada kary za naruszenie RODO. Mogą one sięgać milionowych kwot, choć w Polsce to zazwyczaj kilkadziesiąt tysięcy złotych.
Pracodawca naraża się również na odpowiedzialność cywilną. Pracownik może domagać się zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych. Nielegalne nagrania mogą zostać odrzucone przez sąd pracy jako dowód.
Więcej szczegółów na temat przepisów Kodeksu Pracy można znaleźć w Internetowym Systemie Aktów Prawnych.
Jest legalny, gdy służy bezpieczeństwu pracowników, ochronie mienia, kontroli produkcji lub zachowaniu tajemnicy informacji. Musi być zgodny z art. 22^2 Kodeksu Pracy.
Nie, zgoda pracownika nie jest wymagana. Pracodawca korzysta z uprawnień zarządczych. Musi jednak skutecznie poinformować załogę o wprowadzeniu kamer.
Zakaz obejmuje toalety, szatnie, stołówki i palarnie. Wyjątkiem są sytuacje niezbędne do realizacji celów, pod warunkiem nienaruszania godności pracowników.
Nagrania można przechowywać maksymalnie do 3 miesięcy. Termin ten ulega wydłużeniu tylko wtedy, gdy nagranie stanowi dowód w postępowaniu prawnym.
Tak, pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o monitoringu. Musi to zrobić najpóźniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem i oznaczyć strefy piktogramami.
Nie, monitoring wizyjny nie może służyć wyłącznie do stałej oceny wydajności pracy. Jego głównym celem jest bezpieczeństwo i ochrona mienia.
Monitoring w pracy to narzędzie zwiększające bezpieczeństwo, o ile jest używane zgodnie z prawem. Działanie to jest legalne, gdy służy konkretnym celom i jest transparentne. Kluczowe jest spełnienie obowiązku informacyjnego oraz odpowiednie oznaczenie stref.
Przedsiębiorca musi przestrzegać terminów retencji danych narzuconych przez Kodeks Pracy. Transparentny monitoring buduje zaufanie i bezpieczne środowisko pracy. Ukryta inwigilacja niszczy morale zespołu i naraża firmę na kary.
